Publicidade
Cotidiano
reunião

Confira cinco dicas para melhorar suas reuniões de trabalho

Em muitas empresas, o excesso de reuniões é uma das principais reclamações dos profissionais 19/06/2016 às 07:00
Show shutterstock 65821615
Confira cinco dicas para melhorar suas reuniões de trabalho (Divulgação)
Juliana Geraldo

Uma das sensações que mais “minam” o ritmo de trabalho e a produtividade é a de que estamos utilizando tempo demais em uma determinada atividade. Entre as tarefas do dia a dia corporativo, uma que se encaixa nesse perfil - se não for bem organizada - é a reunião de trabalho.

Em muitas empresas, o excesso de reuniões é uma das principais reclamações dos profissionais. E de fato, quando há reuniões demais e decisões de menos, esta importante ferramenta acaba ficando banalizada e perdendo sua credibilidade.

Em outros locais, o problema principal pode ser a duração dos encontros que às vezes são muito longos e improdutivos. Nos dois casos é importante analisar quais as falhas e corrigi- las. +DINHEIRO dá cinco dicas para reuniões mais rápidas e eficazes.

Dica 1: Defina uma pauta

Delimitar as questões e resolver efetivamente o que foi propostoA falta de foco nos assuntos que serão tratados é uma das principais causas da improdutividade nas reuniões. Por isso, é fundamental que o responsável por conduzir o encontro defina uma pauta de assuntos a fim de delimitar as questões e resolver efetivamente o que foi proposto. Também é importante para que os convidados possam saber os temas, pensar antes e levar ideias e soluções para as tratativas.

Dica 2: Escolha as pessoas

Selecionar apenas as pessoas necessárias para a reunião Embora faça parte do dia a dia de trabalho de um profissional, é preciso lembrar de que durante as reuniões ele estará ausente de seu posto de trabalho e poderá ter sua produtividade reduzida. Então, pensar de forma estratégica e convidar somente pessoas que realmente podem agregar valor ao encontro é positivo estrategicamente, pois não tira pessoas de suas atividades em vão.

Dica 3: Tenha um roteiro

Definir ordem dos assuntos e tempo para exposições de ideias Para que a reunião de trabalho seja realmente produtiva, após definir a pauta da reunião, é importante também investir em um roteiro com a ordem do que será tratado e uma estimativa média do tempo que cada assunto deve tomar. Também é interessante definir quantos minutos cada pessoa terá para fazer apresentações ou apresentar deliberações. Esse controle permite uma melhor administração da reunião.

Dica 4: Mantenha o foco

Manter a equipe longe de distrações durante o encontro Para que o passo anterior (seguir o roteiro) seja possível, um componente é fundamental: o foco. É natural, em muitas reuniões, mesmo as de trabalho, que os participantes se distraiam contando histórias, piadas e mudando de assunto. Ou ainda que cada um queira dar sua opinião sobre o assunto, muitas vezes repetindo o que já havia sido dito. Por isso é bom manter o foco para não fugir do ‘script’.

Dica 5: Faça atas de reunião

Registrar os assuntos traçados e as decisões tomadas A ata é o registro de tudo que ocorreu durante a reunião: o que foi abordado, o que os participantes falaram e também o que foi decidido naquele encontro. Serve para documentar o encontro e para que a qualquer momento os profissionais possam rever esta ata e verificar o que foi deliberado. Também auxilia na próxima reunião para que não haja repetições de assuntos que já foram tratados.

Publicidade
Publicidade