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Reuniões curtas e produtivas podem ser melhor para o desenvolvimento de uma equipe

Em reuniões, alguns critérios são fundamentais e devem ser seguidos para que o trabalho da equipe obtenha êxito 09/03/2015 às 14:51
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Reuniões curtas e produtivas geram maior rendimento a equipe
Saadya Jezine Manaus (AM)

As reuniões são realizadas no mundo corporativo com o intuito de gerar produtividade. No entanto, é necessário que algumas premissas sejam pensadas antes de convocar a sua equipe, para que ao invés de contribuir com o trabalho, não gere insatisfação ou desmotivação em alguns integrantes.

De acordo com o especialista em produtividade e CEO, Antonio Carlos Soares, o primeiro passo para ter êxito em uma reunião de trabalho é identificar se ela realmente é necessária. Questionamentos como: “Qual o objetivo da reunião?” e “Por que ela foi marcada?” ajudam muito a definir sua necessidade. “Apenas convoque um encontro corporativo se identificar elementos suficientes de que ele será produtivo”, orienta Soares.

O executivo explica que o próximo passo é fazer uma relação dos assuntos que serão abordados, depois definir quais informações você espera ouvir de cada participante e, por último, quanto tempo vai durar a reunião. “O segredo está no planejamento e na preparação. Uma forma inteligente de garantir que saia tudo conforme planejado é compartilhar com o grupo a pauta da reunião com antecedência. O que surgir de novidade não deverá ser prioridade”, complementa.


O ideal é que algumas medidas sejam seguidas para a melhoria da produção. Dentre elas, oito principais como: Definir um horário para o início e o fim da reunião, definir o objetivo dela e o que se buscará de resultado ao final. É necessário definir antecipadamente e enviar a todos os participantes a agenda do que será discutido na reunião e o papel de cada participante. O numero de pessoas também é importante na reunião, porque o processo pode se tornar moroso e o evento passará a ser mais uma plenária e não um ambiente para tomada de decisões objetivas. O ideal é que se procure evitar encontros com mais de seis pessoas.

Se você propôs a reunião, assuma a liderança do encontro e não permita conversas paralelas ou desvio de foco. Solicite a todos os participantes para desligarem celulares e demais aparelhos de comunicação para ficarem atentos à reunião. Ao final da reunião, faça um resumo das decisões tomadas ou solicite a alguém para fazê-lo. Sistematize esse resumo em forma de ata (objetiva) e envie a todos os participantes, com as principais decisões tomadas na reunião e os próximos passos, prazos, responsáveis etc.

Para o executivo, alguns gestores usam esses encontros para se informar sobre o andamento de tarefas e projetos, uma vez que não tiveram tempo para ler os inúmeros e-mails trocados sobre o assunto. E também para realinhar prioridades e até mesmo como estratégia para dividir responsabilidades e isentar o peso de sua decisão. “Nem sempre é necessário marcar uma reunião – que envolve o tempo e o custo de diversas pessoas. O uso de softwares de gestão elimina a necessidade de reuniões corriqueiras para acompanhamento de status e mudanças de priorização. Além disso, ele reduz o volume de e-mails a serem lidos pelo gestor e fornece relatórios que subsidiam a tomada de decisão. O gestor fica mais seguro e assertivo, podendo demandar menos reuniões e decidir com mais segurança.”, conclui.

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