Gestão documental: o pilar invisível da credibilidade dos relatórios ESG nas empresas

A Comissão de Valores Mobiliários (CVM) publicou, em outubro de 2023, a Resolução nº 193, que obriga empresas de capital aberto a divulgar, a partir de 2026, relatórios anuais de sustentabilidade com dados financeiros padronizados e baseados em indicadores claros e comparáveis — exigência que reforça a importância de uma gestão documental sólida para garantir a confiabilidade das informações ESG (Environmental, Social and Governance – Ambiental, Social e Governança).

A obrigatoriedade, inicialmente, atinge apenas empresas de capital aberto, mas tende a se expandir. Por isso, é essencial que outras organizações também se adaptem para manter a competitividade em um mercado cada vez mais pautado por transparência, sustentabilidade e gestão eficiente.

Em ano de COP30 no Brasil, os fundos de investimento sustentável somaram R$ 36,8 bilhões em julho de 2025, segundo a Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiro e de Capitais (Anbima). O valor aponta uma alta de 48,4% desde dezembro e de 89% em relação a 2024, reforçando o avanço das práticas ESG no mercado financeiro.

Esse avanço não se sustenta apenas pelo interesse do mercado, mas pela adoção de processos internos sólidos. Entre eles, a gestão documental é essencial, pois garante a confiabilidade dos relatórios ESG, com informações rastreáveis e auditáveis.

Com processos documentais bem estruturados, as empresas conseguem demonstrar a integridade das informações: desde o registro da medição de emissões até políticas internas de diversidade ou governança. Essa rastreabilidade é o que transforma o relatório ESG em um instrumento de credibilidade perante investidores, reguladores e a sociedade. Sem a gestão documental, o risco de inconsistências, perda de evidências e questionamentos sobre a veracidade dos dados é muito maior.

O que as empresas devem fazer?

O primeiro passo é mapear todas as fontes de informação ESG: desde dados de operações industriais até registros de RH, contratos e políticas internas. A partir daí, é fundamental implementar processos de classificação, versionamento e controle de acesso aos documentos.

Cada registro deve estar vinculado a um responsável e a um fluxo de aprovação, garantindo que nenhuma informação seja alterada sem rastreamento.

Além disso, as empresas precisam adotar políticas claras de retenção e descarte de documentos, assegurando que os dados utilizados nas demonstrações estejam atualizados e possam ser consultados mesmo anos depois.

É necessário também garantir a segurança da informação e o cumprimento de legislações como a LGPD e normas internacionais, especialmente em operações com múltiplas jurisdições. 

Superar esses desafios requer uma estratégia que una tecnologia, governança e capacitação. Quando bem implementada, a gestão documental deixa de ser um processo de bastidor e se consolida como alicerce da sustentabilidade corporativa e da transparência ESG.

Transformação digital

A digitalização de documentos elimina a dispersão de informações em arquivos físicos, tornando os dados acessíveis de forma rápida e segura.

Plataformas em nuvem ampliam a capacidade de colaboração entre diferentes áreas e filiais, garantindo controle de versões e histórico de revisões. E a inteligência artificial pode ser aplicada para classificar automaticamente documentos, extrair indicadores relevantes e até detectar inconsistências em registros, otimizando a preparação dos relatórios.

Já o blockchain representa um salto em auditabilidade: ao registrar transações e evidências em blocos imutáveis, ele assegura que nenhum dado possa ser alterado após o registro, oferecendo transparência total para auditorias internas e externas.

O uso combinado dessas tecnologias fortalece o processo documental e torna o ciclo de elaboração dos relatórios ESG mais ágil, confiável e alinhado a padrões internacionais. 

No fim, a maturidade de uma empresa nesse campo não se mede apenas pelos compromissos públicos, mas pela capacidade de sustentar cada dado com evidência. É justamente essa consistência documental que transforma relatórios em credibilidade.

Fabiano Carvalho é CEO da Doc Security – empresa de gestão documental, incluindo tecnologias para armazenamento e processamento de arquivos físicos e digitais em empresas e instituições públicas.