Quanto custa um funcionário: encargos para provisionar

Quanto custa ter um funcionário: encargos que o empreendedor precisa provisionar

Contratar o primeiro funcionário é um marco para qualquer negócio, e também um dos momentos que mais assustam o empreendedor. A dúvida é sempre a mesma: quanto isso vai custar de verdade? A resposta vai bem além do salário combinado na entrevista. Sobre ele incidem encargos, provisões e benefícios que, somados, podem aumentar o custo mensal de forma significativa.

Quem não faz essa conta antes de abrir a vaga costuma sentir o impacto meses depois, quando chegam as férias, o 13º ou uma rescisão. Entender o custo real de um funcionário é o que separa a contratação saudável da dor de cabeça no caixa.

O salário é só o ponto de partida

O salário bruto registrado na carteira é a base de tudo, mas não é o que a empresa desembolsa. Sobre esse valor, o empreendedor precisa pagar encargos obrigatórios, guardar dinheiro para verbas que vencem uma vez por ano e, na maioria dos casos, oferecer benefícios que o mercado ou a convenção coletiva exigem.

Por isso, ao pensar em quanto pagar, o cálculo certo parte da pergunta inversa: com o valor que cabe no orçamento, qual salário a empresa consegue sustentar depois de somar todos os custos?

FGTS: o encargo que todo regime paga

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço é o encargo mais conhecido. Todo mês a empresa deposita 8% do salário bruto em uma conta vinculada ao funcionário. Esse valor não sai do salário do trabalhador, é custo exclusivo da empresa, e vale para qualquer regime tributário, do Simples Nacional ao Lucro Real.

Na rescisão sem justa causa, a empresa ainda paga a multa de 40% sobre todo o saldo depositado ao longo do contrato, o que reforça a importância de contratar com planejamento.

INSS patronal: depende do regime tributário

Aqui está a maior diferença de custo entre empresas. As optantes pelo Simples Nacional, na maioria dos anexos, não pagam a contribuição previdenciária patronal separada, porque ela está embutida na guia única. Já as empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real recolhem cerca de 20% sobre a folha para a Previdência, mais a contribuição de risco de acidente de trabalho, que varia de 1% a 3% conforme a atividade, e as contribuições a terceiros, como Sistema S e salário-educação.

Na prática, um funcionário custa proporcionalmente bem mais em uma empresa fora do Simples. Antes de contratar, vale confirmar com o contador qual é o percentual exato aplicável ao seu enquadramento.

Férias e 13º: as provisões que pegam de surpresa

Dois direitos do trabalhador não aparecem no custo mensal, mas chegam com força em datas certas. As férias, depois de 12 meses de trabalho, custam um salário mais um terço, e o funcionário fica 30 dias fora, o que às vezes exige cobertura. O 13º salário corresponde a mais um salário por ano, pago em duas parcelas, até 30 de novembro e até 20 de dezembro.

Somados, esses dois itens equivalem a cerca de dois salários e um terço por ano. Dividido por 12, dá aproximadamente 19,4% do salário todo mês. Empresas que não provisionam esse valor chegam a dezembro descobrindo que o lucro dos meses anteriores não existia. Sobre férias e 13º ainda incidem FGTS e, conforme o regime, INSS patronal.

Benefícios e custos indiretos

Além dos encargos legais, a maioria das contratações envolve benefícios. O vale-transporte é obrigatório quando o funcionário solicita, e a empresa arca com o valor que ultrapassa 6% do salário base. Vale-refeição, vale-alimentação e plano de saúde não são obrigatórios por lei, mas muitas convenções coletivas exigem e, mesmo quando não exigem, são decisivos para atrair e manter pessoas.

Existem ainda custos que raramente entram na conta: exames admissional, periódico e demissional, uniforme, equipamentos, treinamento e o tempo do gestor dedicado ao novo funcionário nos primeiros meses.

Quanto tudo isso soma

Cada empresa terá um número diferente, mas as estimativas de mercado dão uma referência. Em empresas do Simples Nacional, os encargos e provisões costumam adicionar algo entre 30% e 40% sobre o salário bruto. Nos demais regimes, o acréscimo pode passar de 70%, e chegar perto de 80% quando se incluem benefícios. Ou seja, um salário de R$ 2.000 pode representar um custo mensal entre R$ 2.600 e R$ 3.600, dependendo do enquadramento e do pacote oferecido.

Antes de abrir a vaga, fazer o cálculo da folha de pagamento completo, com encargos, provisões e benefícios, ajuda a dimensionar o impacto real no caixa e a evitar apertos lá na frente. É esse número, e não o salário bruto, que precisa caber no orçamento.

Como se organizar para contratar com segurança

Algumas práticas simples reduzem o risco financeiro da contratação:

• Provisione férias, terço e 13º todo mês em uma conta separada, como se fossem despesas fixas.
• Confirme com o contador o percentual de encargos do seu regime antes de definir o salário.
• Inclua benefícios e custos indiretos na simulação, não apenas os encargos legais.
• Reserve um valor para uma eventual rescisão, porque nem toda contratação dá certo.
• Revise a conta a cada reajuste salarial ou mudança de regime tributário.

Conclusão

O custo de um funcionário vai muito além do salário: FGTS, INSS patronal conforme o regime, férias com um terço, 13º, benefícios e despesas indiretas formam um valor que pode ser 30% a 80% maior do que o combinado na carteira. Planejar esse custo com antecedência, com uma simulação completa e provisões mensais, transforma a contratação em um investimento previsível, e não em um susto no fim do ano.