O custo da viagem escolar vai além do transporte e do ingresso

Os gastos dos brasileiros com viagens nacionais com pernoite chegaram a R$ 22,8 bilhões em 2024, alta de 11,7% sobre o ano anterior, segundo a PNAD Contínua Turismo, do IBGE. No planejamento das excursões escolares, o orçamento precisa acomodar, além do deslocamento e das visitas, as condições de acompanhamento dos estudantes e de execução do roteiro. 

A composição desses custos varia conforme a idade dos participantes, o tamanho do grupo e as características do destino. Alimentação, equipes de apoio, intervalos e comunicação com as famílias entram em uma operação que depende da coordenação entre escola e fornecedores.

Gestor especializado em turismo pedagógico, Henrique Bragagnolo Ferraro Antunes fundou a Demais Viagens e Turismo em 1998. À frente da empresa, reuniu a elaboração dos roteiros, a composição dos custos e a coordenação das excursões com as instituições de ensino.

Segundo seu histórico profissional, esse trabalho alcançou mais de 1.200 excursões, atendendo mais de 30 escolas em 11 cidades do interior paulista, com grupos que chegaram a reunir 500 alunos. A escala ajuda a dimensionar sua especialização: organizar transporte, horários, acompanhamento e programação das visitas para que as etapas funcionem em conjunto.

“O orçamento precisa mostrar o que está incluído e quem responde por cada serviço. Duas propostas podem ter preços diferentes porque preveem estruturas de acompanhamento diferentes. A escola precisa conseguir identificar isso antes da contratação”, afirma Antunes.

A organização começa com informações sobre os participantes e as condições do percurso. Necessidades de mobilidade, restrições alimentares e orientações de saúde podem exigir ajustes previamente acordados com a escola e as famílias. Também é necessário definir como serão feitas as conferências dos alunos durante os deslocamentos.

Nas operações maiores, a distribuição de tarefas ganha peso. Embarques, entrada nas atrações e encontros entre as turmas precisam considerar a capacidade dos espaços e o tempo necessário para movimentar os participantes.

“Um grupo grande precisa ser dividido em unidades que possam ser acompanhadas. É necessário saber quem está com cada turma, onde será o próximo encontro e como agir se uma etapa sofrer atraso”, diz o especialista.

O cronograma interfere tanto no custo quanto no aproveitamento da atividade. Visitas muito próximas umas das outras no horário podem reduzir o tempo de permanência e deixar pouca margem para imprevistos. Pausas para alimentação e descanso precisam ser compatíveis com o perfil dos estudantes.

A comunicação com as famílias exige a mesma definição de responsabilidades. Informações sobre saída, chegada e alterações de percurso devem circular por um canal conhecido pelos responsáveis. Ferramentas digitais podem apoiar esse acompanhamento, desde que haja uma equipe encarregada de atualizar os registros.

“Ter um aplicativo não resolve, por si só, a comunicação. É preciso definir quem informa, em quais momentos e quem atende quando surge uma dúvida ou uma mudança de programação”, afirma.

Antunes planeja levar essa experiência à Flórida por meio da EduVenture Travel, projeto voltado a instituições de ensino americanas. A proposta prevê desenvolver roteiros com os educadores e coordenar transporte, visitas e acompanhamento dos grupos. O apoio operacional pretende liberar tempo dos professores para o trabalho pedagógico e envolver prestadores de serviços nos destinos atendidos.

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